RPAをすでに導入されている企業様で、業務改善のために次に導入検討をするのが「OCR」ではないでしょうか。
業務で使用している紙帳票のデータ入力などの手入力が必要な業務をRPAを活用して効率化可能にするツールです。
RPAとも通じる働き方改革だけでなく、ペーパーレス、電子化が求められる中で、OCRの技術や利用法、そして今注目されている「AI-OCR」についてご紹介したいと思います。

OCRとは

まずOCRについてご紹介します。 OCRとは、Optical Character Readerの略で、画像データのテキスト部分を認識して文字データに変換する光学文字認識機能のことを言います。具体的には、紙文書をスキャナーで読み込み、書かれている文字を認識してデジタル化する技術です。

人間であれば、紙に書かれている文字を理解することが可能ですが、コンピューターは自動的に読み取ることができません。そのため、紙に書かれた文字をデジタルデータとして活用するには、人間が読み取って文字に変換する必要があります。これがデータ入力と呼ばれるものです。
単に文字を入力するという作業は非常に効率が悪く時間がかかり、人為的ミスも起こりやすくなります。そんな作業を人間に代わり行ってくれるのがOCRです。

OCRの利用法

次はOCRの利用法のご案内です。
１つ目は、紙データの入力作業の手間を削減できることです。
OCRは画像データのテキスト部分を文字データに変換してくれるので、例えば、月末月初に伝票の入力作業を行っている場合は人間がスキャンすれば書類形式で文書を保存可能なため、データ入力の手間だけでなく、人為的な入力ミスも予防することができます。

２つ目は、データを探しやすくなることです。
紙の書類もスキャナーで読み取ることでデジタル化することはできますが、通常スキャナーで取り込んだ場合は画像形式で保存されるため、見ないと内容がわかりませんし、必要な書類を検索する際にもファイル名を元に探すしかありません。
しかし、OCRであればテキストデータに変換されますので、キーワードによるデータ検索が可能になるため、簡単に必要な書類を見つけたり、文章を引き出したりすることができます。
そして、OCRで画像データをテキスト化すれば文書ファイルのデータ容量を圧縮することも可能になります。

３つ目は、紙書類の修正ができるようになることです。
ここまでOCRは、ビジネス文書を書類形式のデータにできるという話をしてきましたが、 ただデータ化するだけでなく、WordやExcelなどのデータに変換できるので書類の修正も手軽に可能になります。
紙ベースの書類を修正するとなると全て直さなければなりません。
しかし、デジタルデータであればピンポイントで修正が可能になります。例えば、段落のずれは自動的に修正されますし、画像の位置も簡単に変更できます。

AI-OCRとは

DXというキーワードの中で業務効率や働き方改革のツールとして注目度が高まっているOCR。
最近では、AI技術を取り入れたAI-OCRも登場し、さらに進化を続けています。AI技術を組み合わせることで、機械学習による文字認識率の向上や帳票フォーマットの設計をせずに項目を抽出することも可能になりました。
そんなAI-OCRを利用する上でのメリットをご紹介したいと思います。

AI-OCRの活用法

OCRは、すでに持っているロジック内で決められたパターンでしか識別を行いませんでした。
しかし、AI-OCRはAIにディープラーニングさせることにより、一度文字を読み間違えても間違えたデータをAIが学習することで、文字認識率を向上することが可能です。
また、同じく業務効率を進めるためのツールであるRPAとも連携させることで、パソコンを使った作業の自動化に加え、文字データを自動で読み取りデジタルデータ化もできるようになりました。
つまり、紙帳票からデータを抽出し、データ入力、集計、加工などの一連の業務を自動化も可能になるのです。